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Revista Empresarial y laboral | El software de sus sueños

    ERP para Grandes y Pequeñas Empresas, ¿Qué lo diferencia?

    Por: Carlos Andrés Restrepo Director Comercial ERP Softland Colombia

    Frecuentemente las pequeñas empresas buscan un software contable que les permita registrar y procesar todas las transacciones para, posteriormente, generar los reportes exigidos por entidades externas como la Dian y por los directivos o socios de la compañía. Sin embargo un ERP, para pequeñas o grandes empresas, es mucho más que un software contable, es un sistema que permite integrar todas las actividades o procesos que conforman la cadena de valor de una empresa.

    Un sistema ERP no solo permite procesar la información contable, también genera la información que se requiere para tomar decisiones con el fin de aumentar las ventas, optimizar los costos, realizar compras inteligentes, planear la producción, reducir el inventario, analizar tendencias, etc. Un ERP es una gran ayuda para las empresas que buscan tener información confiable a la mano y en tiempo real, información que les permita consolidar detalles de sus procesos y movimientos en un solo lugar y poder retroalimentar a cada área de la compañía. Las empresas competitivas han identificado que el volumen de información manejado en sus compañías limita la toma decisiones oportunas cuando no se cuenta con un software administrativo adecuado, especialmente cuando el software está empaquetado y no es flexible ni se adapta a cada tipo de empresa.

    Una pequeña empresa que requiera integrar todos los procesos a través de un software para automatizar el registro de las transacciones, el procesamiento de las mismas, el almacenamiento, el análisis y la generación de información de valor, puede adquirir un software ERP que se adapte a sus necesidades básicas actuales; sin embargo, a medida que la empresa crece, el ERP debería escalar para adaptarse a las nuevas necesidades.

    Las diferencias entre un software de gestión para pequeñas o grandes empresas radican en las necesidades que cada una tiene relacionadas con su operación, en los requerimientos funcionales y no funcionales de la compañía, en la cantidad de procesos que se deben implementar, en la complejidad de los mismos, en el volumen de transacciones, en las necesidades de informes y en la cantidad de usuarios. Un sistema ERP comúnmente ofrece las funcionalidades básicas y estándares para una pequeña empresa, pero puede ser escalable para que soporte el crecimiento de la misma.

    Así como una máquina se deprecia y se vuelve “vieja”, el software envejece, no solamente desde el punto de vista técnico y funcional, sino también la forma como se parametrizó. Es decir, un software que se implementó hace 5 años es muy diferente a como debería estar parametrizado actualmente, ya que seguramente hay nuevas políticas y procedimientos, cambios en los procesos y nuevos requerimientos de entidades externas. Es inevitable que las empresas cambian, las compañías son sistemas dinámicos “vivos” y requieren que el software cambie, que se adapte, que crezca de acuerdo a los nuevos requerimientos.

    Al momento de decidir sobre qué software requiere su empresa, independiente del tamaño, es indispensable considerar la estrategia, los objetivos organizacionales, la misión y la visión de la compañía. Es necesario analizar los procesos, la infraestructura, los recursos humanos y sobre todo tener en cuenta la información que se requiere analizar para medir los resultados y comparar frente a los objetivos de la empresa.  Por lo tanto, cuando compre un ERP considere un software que garantice sus necesidades actuales pero que tenga la capacidad de escalar y de adaptarse a los cambios del futuro.

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