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Manejo digital de la información, la clave de una empresa productiva

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“Las compañías deben implementar soluciones tecnológicas que mejoren su gestión empresarial y les permita tomar mejores decisiones.”

Bogotá, abril de 2017. Hoy en día las compañías manejan grandes cantidades de información pero al no contar con soluciones digitales que los procesen de manera adecuada, se toman decisiones que no son productivas para las organizaciones y de allí la necesidad de implementar cambios.

Existen empresas donde aún manejan información en hojas de balances, lo cual ya es un método anticuado según los expertos. Es imperativo digitalizar la mayor cantidad de procesos, por ejemplo, cosas tan sencillas como el pago de facturas podría complicarse si no se tiene un modelo organizado de información y recursos. Se necesita una forma adecuada de integrar los datos, con herramientas inteligentes que dejen cruzar la información para que el personal pueda tomar decisiones acertadas.

Es acá donde mecanismos como los software de Planificación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning), ERP cobran más relevancia, pues son una herramienta que contribuye a lograr la eficiencia de la organización y evita que se pierda información.

Softland Colombia es una compañía con 34 años de experiencia en materia de ERP. La prestación de sus servicios a diferentes empresas del país, en materia de organización de tiempo, información y recursos, le ha permitido conocer distintas problemáticas y la forma de resolverlas.

Sus soluciones ayudan a definir desde cuál es el verdadero gasto de una empresa en su nómina, hasta cuánto tiempo demanda el desarrollo de un producto en una planta de producción. “Por medio del programa usted puede organizar absolutamente toda su información¨. Esta centralización de los datos en tiempo real, da como resultado el tomar decisiones más acertadas. El objetivo es simplificar procesos que se verán en beneficios tangibles”, cuenta Julio César Cortés, director comercial de Softland Colombia.

Para resaltar otra funcionalidad de los sistemas ERP es que permiten generar informes al instante sobre lo que está pasando en la empresa. “Con flujos organizados y la generación de reportes periódicos es mucho más fácil la toma de decisiones, lo que redunda también en rentabilidad, con ello podemos anticipar posibles consecuencias y tomar las correcciones necesarias, ahorrándonos tiempo y gastos que no estaban previstos”, indicó Cortés.

Centralización de la información, de alta importancia

Según el director comercial, para lograr un panorama claro de la organización es importante realizar la centralización de la información. Esta se podrá realizar recopilando los datos de las áreas más estratégicas en un solo lugar. Los frentes que deben estar alineados son: gerencia, área financiera, comercial, de operaciones, industrial y recursos humanos.

Los ERP garantiza tener esa información en un solo lugar y de manera segura, además permite conocer el efecto de un área si hago un movimiento en otra, pero cuando las compañías tienen sus datos en hojas de Excel, por ejemplo, no hay como predecir o detectar esos cambios.

Uno de los problemas que ha encontrado Softland es que las empresas adquieren softwares que se enfocan en los sistemas contables pero no abarcan el resto de las áreas, lo cual no permite la integración. También sucede que contratan sistemas integrables que no tienen la capacidad de procesar toda la data que se genera y por lo tanto, no pueden tomar decisiones que conlleven al aumento de la competitividad y del buen desempeño empresarial.

Es por esto que se necesita un sistema robusto capaz de abarcar y trabajar con los numerosos datos y procesos que se mueven en las organizaciones. El software de Softland además de hacer esto, genera una serie de alertas que permiten, por ejemplo, saber que las facturas están por vencer, entra otras ventajas.

“Las compañías deben entender la importancia de la trasformación de procesos, dada la velocidad con la cual la tecnología evoluciona e impulsa el crecimiento económico. Las soluciones digitales tendrían que estar entre las prioridades de inversión y presupuestos, porque de esta manera van a poder ser más competitivas”, concluyó Cortés.