Proceso de Implementación

Objetivos

Implementación o “Puesta en Marcha“ es un proceso que se realiza en la empresa con la dirección de un asesor del área de Consultoría de Softland y con la participación activa del personal administrativo que hará uso de las herramientas, en forma directa o indirecta.

La implementación de un sistema de información requiere técnicas estructuradas, personal dedicado y etapas secuenciales que se deben ir ejecutando. A través de nuestra experiencia hemos entendido que cada compañía tiene diferentes necesidades y prioridades, por lo tanto el Proyecto de Consultoría está diseñado para satisfacer las necesidades específicas de su empresa. Para lograr este objetivo es necesario seguir nuestra probada metodología, que entrega resultados consistentes y de calidad.

El primer paso para garantizar el éxito de la implementación de la solución que su empresa ha adquirido, es que el personal responsable de la operación de la aplicación asista y complete el curso de capacitación correspondiente. Adicionalmente, es importante que el personal implicado tenga conocimientos en el sistema operativo Windows que es la base de nuestros programas.

El servicio comienza con la coordinación de una sesión inicial, que permite al consultor establecer las políticas, el enfoque y el plan de trabajo a desarrollar en el proyecto, de acuerdo a los requerimientos y objetivos propuestos por el Cliente. Luego se inicia con el desarrollo de las actividades, dejando un registro de cada una de ellas en una guía de terreno y en un sistema de gestión del área de Consultoría, que permitirá controlar el estado de avance, la desviación, los requerimientos y el seguimiento del proceso de implementación. Al terminar la implementación se debe hacer una revisión final contra los objetivos planteados al principio del proyecto. De esta forma se puede confirmar la satisfacción del Cliente, que es nuestro objetivo.

Puntos clave para tener en cuenta

  • Una vez iniciado el proceso de implementación, no es posible aplazar el tiempo de este.
  • La demora por parte del Cliente, para poner al día sus procesos y poder obtener resultados, no son justificación para prolongar el proceso de implementación.
  • Si el Cliente necesita programar una visita con el asesor de Consultoría, ésta debe ser solicitada con una semana de anticipación, para garantizar que se incluya en la agenda de citas que maneja el asesor.
  • En caso de requerir la cancelación de una visita del asesor de Consultoría, ésta debe hacerse con 48 horas de anticipación. Si el asesor se desplaza hasta las instalaciones y el Cliente no lo puede atender, esta visita se tomará como realizada.
  • Se recomienda prestar atención al momento de la visita de asesoría, no realizar tareas en paralelo, tener disponibilidad de tiempo y del computador y lo más importante buena disposición. Se deben despejar todas las dudas y tomar nota de lo que el asesor le enseñe, pues estas notas le pueden servir para solucionar dificultades posteriores.
  • Es importante que se tenga en cuenta que dentro del proceso de implementación no es posible enseñar contabilidad, ni organizar procesos administrativos, ni explicar funcionalidades del sistema operativo; el área de Consultoría tiene a disposición un equipo de profesionales altamente calificado, que puede ofrecer este tipo de servicios adicionales. Para garantizar el éxito del proceso es indispensable que el usuario que recibe la asesoría de implementación tenga amplios conocimientos contables, administrativos y comerciales y conocimientos básicos de sistemas.

Todos los programas consideran una sesión inicial que permite completar la carpeta de inicio de proyecto por parte del consultor, más la coordinación de las actividades a desarrollar. Por otro lado, en cada sesión, se considerarán 15 minutos al término de la sesión para completar el ingreso de actividades diarias desarrolladas.

 

Para brindarte un Servicio de Calidad, queremos informarte sobre:

Condiciones de Servicio.

  • La persona que apruebe explicitamente la visita mediante un correo electrónico, tiene la autoridad para habilitar a Softland a realizar la visitay facturar lo correspondiente.
  • El servicio se detalla en el respectivo informe de visitas, este mismo informe debe ser aprobado inmediatamente después que el consultor finaliza la visita en presencia del cliente quien solicito el servicio.
  • Los servicios de soporte / Consultoría se brindan por un mínimo de 2 horas para procesos de intalación y soporte remoto, 4 horas para soporte/Consultoría, en el horario de 8 A.M.  a 12 P.M. y de 2 P.M. a 6 P.M. de Lunes a Viernes a la tarifa estándar  publicada.
  • La aceptación de los Servicios de soporte remoto será confirmados vía correo electrónico por el cliente. Si no se recibe respuesta se tomará como aceptado el servicio prestado.

 

Política de Cancelación de Citas.

  • Las citas deben ser canceladas con al menos 24 horas de anticipación de lo contrario el cliente acepta la cita como efectiva.
  • Si el consultor se desplaza hasta las oficinas del cliente y este no acepta la visita, será facturada una hora por dicho desplazamiento.

 

Tipos de Implementación

  • a.Implementación Básica
    Este servicio tiene como objetivo satisfacer los requerimientos básicos de una implementación, con el fin de entregar al Cliente las herramientas necesarias para poder utilizar las funcionalidades básicas de la aplicación. El servicio está estructurado para sólo cumplir con la funcionalidad básica, orientado a usuarios medianamente avanzados en programas administrativos.
  • b.Implementación Estandar
    El horario y los temas de este servicio son mucho más extensos, ya que dentro de la misma implementación está incorporada la capacitación de los usuarios en los sistemas Softland, asesorando de manera más detallada en las diferentes funcionalidades del producto, o aplicaciones complementarioas de acuerdo a los requerimientos de cada Cliente. El objetivo es asesorar al Cliente de manera integral para mejorar sus procesos de negocio y entregar capacitación a los usuarios en herramientas adicionales del producto, para así poder aprovechar al máximo el contenido de su información.

Tiempo de Implementación

La implementación del Proyecto de Implementación, tiene múltiples beneficios relacionados con mejoras en los niveles de servicio, reducción de los tiempos de procesos, reducción de costos y menor carga administrativa. En resumen, facilita la gestión del negocio tanto al interior de la compañía como con los Clientes.

La adquisición e implementación de un proyecto de Software con impacto en procesos y metodologías de la organización que redunden en beneficios, mejoras y consecución de eficiencias es un proyecto tanto de Softland como del Cliente, por ende cada parte debe poner todo su Know How y empeño para llevar a feliz término dicho proyecto en los tiempos establecidos en el cronograma de actividades al inicio del mismo.

El tiempo de duración de cada proyecto depende de diversos factores como: producto adquirido, número módulos o áreas de la empresa a sistematizar, tipo de consultoría (Básica o Estándar), funcionalidades contempladas, frecuencia de visitas, entre otros. Nuestra experiencia no indica que un proyecto de Solución Corporativa se implementa en promedio en 2 meses y un proyecto de ERP en 6 meses.

Existe la posibilidad que antes del término del proyecto el Cliente se encuentre apto y en condiciones de continuar con el proceso de implementación y puesta en marcha sin la compañía del consultor, y dejar las horas pendientes del proyecto para ocuparlas cuando estime conveniente y en calidad de asesorías por horas, para lo cual se realizará una carta convenio de cierre del proyecto donde el Cliente y Softland se comprometen a entregar y ocupar las horas y servicios pendientes.